As 3 principais razões para alguém não fazer o que tem de ser feito

Em todas as equipas, é frequente acontecer situações em que tarefas importantes não são concluídas, processos que não são seguidos ou objetivos que não foram alcançados.

A primeira reação, normalmente, é achar que as pessoas envolvidas não se importaram o suficiente.

Mas, na verdade, o problema é, muitas vezes, mais simples do que isso.

Quando alguém não faz aquilo que é suposto fazer, normalmente é por uma de três razões:

1. Não sabia o que estava a fazer.

2. Não está treinada para o fazer.

3. Não está motivada.

Compreender a causa, dá aos líderes, gestores e empresas o trunfo para poderem identificar o problema e dar-lhe uma resposta eficaz.

1. Quando não sabiam o que estavam a fazer

Esta é a razão mais comum e, normalmente, deriva das expectativas não serem comunicadas de forma clara.

As organizações assumem muitas vezes que as empresas entendem automaticamente aquilo que é esperado delas. No entanto, nem sempre o que parece óbvio para um gestor, é óbvio para um colaborador.

Sinais de que este é o problema:

• As tarefas são realizadas de forma inconsistente

• Diferentes pessoas executam o mesmo processo de forma diferente

• Existem dúvidas frequentes

• Os erros repetem-se apesar dos avisos
  
  

A forma de resolver pode ser muito simples:

• Explicar exatamente o que tem de ser feito, quando tem de ser feito e qual o resultado esperado

• Ter os procedimentos escritos, checklists e guias de trabalho

• Pedir que as pessoas expliquem o processo com as próprias palavras para garantir que a mensagem foi bem passada e percebida
  
  
  

2. Quando não estão treinados para o fazer

Conhecimento e competência não andam sempre de mãos dadas. 

Mesmo que alguém saiba o que tem de fazer, não significa que tenha as competências necessárias para a sua execução correta.

A formação adequada é necessária para transformar conhecimento em desempenho eficaz.

Sinais de que este é o problema:

• A pessoa tenta executar a tarefa mas comete erros frequentemente

• Existe falta de confiança na execução

• O trabalho demora mais tempo do que o esperado

• Constante dependência de colegas e supervisores
  
  

A forma de resolver:

• Investir em formação contínua

• Combinar formação teórica e prática

• Dar feedback para ajudar a corrigir erros rapidamente
  
  
  

3. Não está motivada

Se a pessoa sabe o que deve fazer e possui as competências necessárias, mas continua sem agir, a motivação pode ser a causa principal.

A falta de motivação pode resultar de vários fatores, incluindo ausência de reconhecimento, objetivos pouco claros, excesso de trabalho ou falta de alinhamento com a missão da organização.

Sinais de que este pode ser o problema:

• Baixo envolvimento nas tarefas

• Procrastinação frequente

• Queda na produtividade

• Falta de iniciativa
  
  

Formas de dar resposta:

• Criar um propósito claro para que as pessoas compreendam a importância do seu trabalho.

• Reconhecer os bons resultados obtidos

• Eliminar ferramentas inadequadas e processos exaustivos e irrelevantes.
  
  
  

E como saber qual destas é a verdadeira causa?

Fazendo três perguntas:

1. A pessoa sabia exatamente o que era o esperado? 

Se a resposta for “não”, o problema é a comunicação.

2. A pessoa tinha os conhecimentos e competências necessários?

 Se a resposta for não, o problema é formação.

3. A pessoa tinha motivos suficientes para agir? 

Se a resposta for não, o problema é motivação.

Esta abordagem simples ajuda a evitar conclusões precipitadas e focar a energia na melhor solução.

FAQ’S

Porque é que os colaboradores não seguem os processos definidos?

As razões mais comuns são falta de clareza nas instruções, formação insuficiente ou ausência de motivação para seguir os procedimentos estabelecidos.

Como saber se um problema é de formação ou de motivação?

Se a pessoa tenta realizar a tarefa mas comete erros, provavelmente trata-se de uma lacuna de competências. Se sabe fazer a tarefa mas evita executá-la, a motivação pode ser o principal problema.

Qual é a melhor forma de aumentar a motivação dos colaboradores?

Definir objetivos claros, reconhecer bons resultados, oferecer oportunidades de desenvolvimento e criar um ambiente de trabalho positivo são estratégias eficazes para aumentar a motivação.

Porque é importante documentar processos?

A documentação reduz ambiguidades, promove consistência e facilita a integração e formação de novos colaboradores.

O que fazer quando um colaborador continua sem cumprir uma tarefa?

Avalie primeiro se a pessoa sabe o que fazer, se possui as competências necessárias e se está motivada para agir. Identificar a causa correta é o primeiro passo para encontrar uma solução eficaz.